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Description de poste
Service: Services de bureau au Canada
Lieu : Montréal
Titre de poste: Réceptionniste (français et anglais)
Relève de: Superviseure, Services de bureau
Votre rôle
Le ou la réceptionniste est responsable de l'accueil des visiteurs en plus de s'acquitter d'une variété de tâches liées à la réception et à d’autres responsabilités en lien avec les espaces du bureau de Montréal. Cela inclut la gestion du courrier, l'organisation et la réservation des salles de conférence pour les réunions, la vérification des inventaires de rafraichissements et autres aliments requis, le nettoyage de la cuisine et du coin café ainsi que quelques services de soutien administratif de base.
Ce poste est admissible au temps supplémentaire et exige une présence sur place au bureau 5 jours par semaine.
Une grande partie de ce rôle serait impossible à accomplir sans des compétences en anglais de niveau minimalement intermédiaire, principalement à l’oral, puisque la personne titulaire du poste sera appelée à répondre quotidiennement aux appels téléphoniques provenant de clients souvent à l’extérieur du Québec et du Canada, dans le cadre de notre cabinet mondial avec clientèle institutionnelle répartie au sein de plusieurs pays.
Vos responsabilités
- Gérer les appels téléphoniques et les messages;
- Accueillir les client·e·s, les huissiers et messagers de cour et autres visiteurs se présentant à la réception;
- Gérer la réservation des salles de conférence et de vidéoconférence; s’assurer quotidiennement que le calendrier est à jour;
- Préparer les salles de conférence en vue des rencontres et réunions, incluant la préparation du café et des rafraichissements; effectuer les commandes pour les petits déjeuners et/ou lunch le cas échéant; nettoyer les salles après les réunions;
- Voir à ce que les salles de conférence disposent toujours des fournitures nécessaires.
- S'assurer de la propreté générale des aires de réception et des cuisines (17e et 18e), salle de bain des visiteurs et salles de conférence;
- Entretien de la machine à café et de ses accessoires : nettoyer, ajouter du café et d'autres produits et assurer le bon fonctionnement de la machine.
- Gérer quotidiennement les lave-vaisselles et vérifier que le bar à café et la cuisine ne manquent d’aucune fourniture;
- Tenir à jour un inventaire des stocks de café, thé, lait et autres boissons pour les réunions, ainsi que les stocks de produits ménagers et en effectuer la commande au besoin;
- Gérer la distribution des coupons de taxi;
- Effectuer l'expédition des envois par messager et services de courrier express;
- Effectuer la gestion des factures des huissiers et messager de cour, remettre à la comptabilité les pièces justificatives des envois par messagers au besoin;
- Gérer les appels du rôle: recherche des numéros de dossiers.;
- Mise à jour de la liste téléphonique et de la liste des personnes contacts pour les situations d'urgences;
- Aide à la gestion des demandes de signification, timbres et production à la Cour.
Vos compétences et votre expérience
- Diplôme d'études post-secondaires ou formation académique jugée équivalente;
- Expérience pertinente antérieure minimale de 1 à 3 ans;
- Bilinguisme (français/anglais), parlé et écrit, à un niveau hautement fonctionnel et courant;
- Habileté à communiquer et à interagir efficacement avec les clients, de même qu'à tous les niveaux de l'organisation au cabinet;
- Attitude professionnelle en tout temps;
- Capacité d’utiliser différents logiciels et aptitude à en apprendre de nouveaux;
- Sens de l'organisation, souci du détail et rigueur dans le travail effectué;
- Tact, discrétion et aptitude à faire preuve d'un bon jugement;
- Habileté à travailler en équipe ou de façon autonome;
- À l’aise à la perspective de mener plusieurs tâches de front;
- Flexibilité et souplesse dans l'adaptation à de nouvelles tâches.
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